En esta entrada de nuestro portal hoy hablaremos de cómo la gestión documental puede colaborar en la administración y organización general de un hotel, desde los pequeños alojamientos hoteleros hasta las grandes cadenas del rubro. Según se explica en este enlace tomado del sitio web de un especialista en el área (https://argontech.com.ar/gestion-documental/), la gestión documental se apoya en equipos físicos de impresión, escaneo y copiado, en conjunción con sistemas que permiten, precisamente, gestionar los documentos con los cuales se trabaja.

En cualquier ámbito, una buena organización de los documentos colabora en el incremento de la productividad, reduce costos y acelera procesos; beneficios que también pueden ser aplicados en el manejo de un hotel. En lo que sigue repasaremos cuáles son los softwares de gestión documental más utilizados a nivel general, y luego abordaremos el caso de un desarrollo ideado en específico para hoteles.

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Al hablar de softwares para gestión de documentos hay tres referencias que son simplemente insoslayables: Lixian, DocuWare y ABBY. De acuerdo a Argontech, un especialista en ingeniería documental que opera en Argentina, ABBY bien puede ser descripto como el líder a nivel mundial en lo que refiere a gestión de documentos. Se trata de un paquete de programas que extraen datos de documentos tanto en papel como electrónicos, enlazándolos con sistemas de gestión, ayudando a automatizar diversos procesos. Resulta suficiente pensar en los procesos que hacen a la gestión de un hotel para comprender, desde el minuto cero, cuán útiles son estos métodos aplicados al rubro. Por ejemplo FlexiCapture for Invoices, una de las propuestas dentro de ABBY que permite realizar capturas automáticas de las facturas, o Recognition Server,  un OCR (que baja texto escaneado a un documento .doc) y que es capaz de reconocer casi 200 idiomas.

Lixian también tiene lo suyo. También se trata de un conjunto de soluciones que permiten perfeccionar los procesos de gestión documental en una compañía, naturalmente incluyendo a hoteles, y que promete una importante reducción de costos y un aspecto que no hay que desestimar: al avanzar hacia lo que se conoce como “oficina sin papel” es posible ganar espacio físico en las oficinas. Imaginemos este encanto al interior de un hotel: una oficina administrativa colmada de ficheros, cajas y papeles puede convertirse en un espacio más amplio, puesto que los documentos pasan de ser físicos a digitales. Un beneficio que hay que tener en cuenta. Más datos sobre Lixian pueden ser consultados en este enlace.

Como anticipamos, en el ámbito hotelero también existen herramientas de gestión documental diseñadas en específico para el rubro. Tal como se cuenta en este enlace, en la Argentina estos avances corren por cuenta del Instituto Tecnológico Hotelero, una entidad que trabaja en innovaciones para el sector del turismo y que ya en 2012 comenzaba a desarrollar un sistema denominado DocAssistant para mecanizar información que generan diversos softwares de hotelería. Al igual que ocurre con los casos antes mencionados, el objetivo primordial es generar avances para la optimización de los procesos, en este caso en hoteles, evitando al máximo el uso de papel y entregando mejoras en la gestión de los documentos digitales.